Assistent-bestuurssecretaris

Assistent bestuurssecretaris (28 uur per week)
“Ben jij de proactieve en zelfstandige Assistent Bestuurssecretaris die het bestuur ondersteunt en zorgt voor een vlekkeloze organisatie van vergaderingen en besluitvorming?”

Wat ga je doen als assistent bestuurssecretaris?
Als Assistent Bestuurssecretaris bied je ondersteuning aan de Bestuurssecretaris in de werkzaamheden voor de Raad van Bestuur, de Raad van Commissarissen (en zijn commissies), Ledenraad en de Ondernemingsraad. Tevens fungeer je als een inhoudelijk sparringpartner voor de Bestuurssecretaris en denkt proactief mee over relevante kwesties. De Assistent Bestuurssecretaris vormt samen met de Bestuursassistent het Bestuurssecretariaat.

Jouw belangrijkste taken en verantwoordelijkheden zijn:

• Complex agendabeheer: Beheren van de agenda van Raad van Commissarissen (en zijn commissies). Achtervang voor de bestuursassistent voor agendabeheer van de Raad van Bestuur en overige directieleden.

• Jaarplanning: In samenwerking met de Bestuursassistent verantwoordelijk voor het opstellen en beheren van de vergaderplanning van Raad van Bestuur, Directie, Raad van Commissarissen (en zijn commissies), Ledenraad en Ondernemingsraad als onderdeel van de Planning- en control cyclus.

• Vergadercoördinatie: Organiseren en voorbereiden van vergaderingen van de Directie, Raad van Commissarissen (en zijn commissies), Ledenraad en Ondernemingsraad inclusief het opstellen van agenda’s en het maken van notulen of vastleggen van besluiten.

• Assistentie: Assisteren van Raad van Bestuur, Raad van Commissarissen (en zijn commissies) en Bestuurssecretaris op procesniveau en bij beleidsmatige vraagstukken, waaronder (her)benoemingsprocessen van Raad van Bestuur en Raad van Commissarissen en verkiezingen Ledenraad.

• Onderhoud statuten en reglementen: zorgdragen, in samenwerking met de afdeling Juridische Zaken en Bestuurssecretaris, voor actualisatie van statuten en reglementen op basis van de vastgestelde herzieningsfrequentie en zo nodig vaker, als daar aanleiding toe is.

• Administratie: Zorgdragen voor alle administratieve zaken rondom Raad van Bestuur, Raad van Commissarissen en Ledenraad, waaronder actueel houden van de ledenlijst, voorbereiden bezoldiging RvC en vergoeding Ledenraad, aanvraag VOG, (laten) actualiseren website. Daarnaast het (digitale) archief onderhouden.

Wat maakt jou de persoon die we zoeken?
Je begrijpt de structuur en dynamiek van onze organisatie en weet deze kennis effectief in jouw werk in te zetten richting bestuur en stakeholders. Je bent proactief, zelfstandig en neemt verantwoordelijkheid in een veelzijdige rol waarin je het verschil maakt. Met jouw flexibiliteit beweeg je moeiteloos mee met veranderende prioriteiten en complexe vraagstukken. Je hebt oog voor detail en levert altijd zorgvuldige, kwalitatieve stukken en adviezen. Je bent een betrouwbare sparringpartner voor de Bestuurssecretaris en een professioneel visitekaartje voor collega’s en externe relaties.

• Je hebt minimaal een afgeronde hbo-opleiding;  

• Je hebt aantoonbare recente ervaring in een ondersteunende rol voor bestuurders en toezichthouders, bij voorkeur in de zakelijke dienstverlening;

• Je hebt kennis van governance en ervaring met de organen binnen de governance (RvB, RvC, OR, ledenraad);

• Je hebt uitstekende organisatorische en planningsvaardigheden; je bent in staat om meerdere taken en prioriteiten efficiënt te beheren en beheersen en het vermogen om hierop te anticiperen;

• Je hebt sterke mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden; in staat om op verschillende niveaus te communiceren; sterk in relaties kunnen opbouwen met diverse stakeholders binnen en buiten de organisatie;

• Ervaring en affiniteit met digitale toepassingen en applicaties, waaronder Microsoft 365 en Co-pilot en Ibabs.

Wat wij bieden
Je start bij ons met een jaarcontract met uitzicht op een vast contract. Het gaat om een functie voor 28 uren per week, ingeschaald in schaal 9 conform de CAO Zorgverzekeraars. Dit is een bruto maandsalaris van maximaal €4.806,- per maand o.b.v. 34 uren. Onze secundaire arbeidsvoorwaarden zijn meer dan goed. Zo kennen we bijvoorbeeld een 13e maand, kom je in aanmerking voor korting op jouw zorgverzekering, zijn je werktijden flexibel en werken we hybride. We investeren graag in jouw persoonlijke ontwikkeling, zo kun je o.a. gebruikmaken van ons online opleidingsplatform.

Ben jij enthousiast geworden?
Solliciteer dan uiterlijk donderdag 8 januari. Wil je liever eerst meer informatie? Neem dan contact op met Nynke Wiersma (CHRO) via 06-13986247 of Jeroen Jansen (HR) via 06-13246874.

Een pre-employment screening met o.a. VOG maakt deel uit van de procedure.